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4个减少时间浪费,提高工作效率的技巧——你缺的不是决心,而是方法

[ 来源:http://www.shbbm.com | 作者:网友 | 时间:2021-10-05

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最近有位小伙伴在跟我说他工作已经好多年了,工作都已经很熟悉了,按理说应该是变得很轻松了,可到现在每天还是忙忙碌碌的,好多工作都无法按时完成,经常需要加班加点。

自己也下定决心要改变,可一直没有好的效果,于是怀疑是不是自己的决心还不够,压力也随着越来越大了。

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其实很多时候我们想要改变的决心是足够的,只是在执行过程中方法不对,所以总是无法达到自己想要的结果。今天咱们就来聊4个提高工作效率,缓解压力的技巧。

减少返工

首先第1个技巧是要尽量减少返工。

可以来回想一下你在工作中是不是经常会发生返工?领导分配了一个任务,自己辛辛苦苦,花了很多时间做完,结果发现不是领导想要的,一开始方向就错了,没办法,只能是加班重新来做了。

发生这样的原因,就是因为一开始双方没有对工作内容和结果形成统一,所以,下次再做任何工作前,先要明确下具体内容是要是做什么,最终结果是要达到什么程度。特别是自己不确定的时候,更不要按自己的理解来做。

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领导让你打印一份很厚的资料,你直接拿过来就打印,好不容易打完了,结果中间有好多错别字,其实领导让你打印,不只是直接打印,还是希望你能来检查一下内容。现在检查完了,又重新打印完,又发现版式不对,要求是双面打印,你却是单面打印了,没办法,再来重新再打吧。原本打印一次就可以的,现在打印了三次,花的时间是原来的三倍了。

在做之前,提前来问一下版式有没有要求,内容要不要检查下,多问一句,也就能明确自己具体要做什么了,要先检查,再调整版式,然后才是打印。

流程化

第2个技巧是将重复的工作流程化。

像开头那位小伙伴一样,每天的工作内容有好多都是重复的,既然是重复的,按道理应该更好执行,但他却每次都像新的一样重新开始。

回想一下工作中你是否遇到过这种情况,突然发现这个问题之前自己遇到过,但怎么解决的,忘记了,没办法,只能是从头重新开始了。

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如果能够把解决的过程变得流程化一些,再遇到同类型的问题可以直接去解决,不需要从头再开始,这样时间是不是又可以省一点呢?

所以建议在工作中,把自己解决问题的一些步骤来记录一下,先要怎么做,接着怎么做,关键要注意哪里等,后续有更好的方法可以再来完善一下。

这样再遇到同类型的问题,不需要花很多时间去找解决方法,直接拿过来做就可以了。

快速决策

第3个技巧是要快速做出决策。

工作中有很多事情是需要做决策的,要解决这个问题,到底是该选A方案还是B方案?如果你优柔寡断,左右为难,就会花了很多时间去考虑,这也是比较浪费时间的。如果能够快速做出一个决策,花的时间会少很多。

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要提高决策速度,先要收集全做决策需要了解的信息。决策能不能正确,完全取决于你掌握信息是否全面。项目延期要解决,只考虑到资金问题,没考虑成本问题,那做出的结果也并不正确。

接着来分别对比不同方案的优劣情况。A方案的优势有哪些,劣势有哪些;B方案的优势和劣势又有哪些,分别明确并列出来,从而结合情况作出一个更适合的选择。

另外就是给自己限定一个时间,做这个决策必须要在今天下班前完成,不能再拖到明天了,也能够减少一些消耗的时间。

沟通效果

最后第4个技巧就是要提高沟通效果。

第1个说的返工就是因为一开始没有沟通好的原因。除了这个,工作中很多事情不是自己一个人就能完成的,还需要和别人相互配合,要配合好就要沟通好。

能用最短的时间,把自己想要的表达清楚,这就需要掌握一些沟通技巧。最简单的用“总分总”的形式来进行。

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上来先把自己的结果摆出来,现在项目要延期了,决定采用A方案;接着来分别阐述一下自己的原因,第1点是什么,第2点是什么;最后再来总结一下,基于以上的这些原因,所以做出了什么决定。

这样可以快速地让听的人知道你说什么,原因是什么,结果是什么,接收信息快,沟通效果也会比较好一点。

另外就是沟通方式,最好是通过口头方式来进行。现在很多人面对面坐着也不愿意说话,而是用QQ之类工具来进行沟通,你一句我一句的时间反而更多,还不如站起来直口头说。

先口头,口头不方便的再用沟通工具,沟通完了最后把结论通过邮件的方式再来发送一下,这样的沟通方式也是比较正式的。

以上就是关于提高工作效率,减少时间浪费的4个技巧,你对此有何看法,欢迎留言。

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